Kulturförvaltningen

Magasin, klimat och miljö

Omfattande delar av Kulturförvaltningens samlingar bevaras i magasin och publika lokaler i direkt eller nära anslutning till något av enheternas publika verksamhet. För att motverka stöld, skadegörelse och förstörelse ska magasin, förvaring och utställningsmonter ha en god säkerhetsstandard och bör det finnas rutiner kring för användning, städning och skadedjurskontroll.

Befintliga föremålsmagasin är anpassade till samlingarnas behov i olika grad och har med det olika förutsättningar för att kunna tillgodose en tillfredsställande standard för en långsiktig och hållbar förvaring av samlingarna. 

Under 2023 och 2024 ser KU över sina föremålsmagasin i syfte att effektivisera och rationalisera lokalresurser. I arbetet utgår KU från ICC och ICOM-CC:s deklaration om miljöriktlinjer.

Användning av magasin

För samtliga magasin inom Kulturförvaltningen gäller att tillträde till magasin begränsas till av enheten angivna särskilda behöriga.

Användning av magasin är uteslutande reserverad för förvaring av samlingar vilket innebär att:

  • Mat eller dryck får inte hanteras i magasin.
  • Golv och gångytor ska hållas fria.
  • Objekt ska placeras åtkomliga.
  • Endast objekt som tillhör samlingarna förvaras i magasin.

Packmaterial, fotoapparatur och annan nödvändig utrustning får endast förvaras på för ändamålet avsedda arbetsplatser i magasinen. Om lös egendom* ej längre används och lämpligt förvaringsutrymme saknas bör det istället säljas, skänkas eller destrueras (se Avyttring av lös egendom).

Objektmagasin ska vara avskilda från övrig verksamhet. Tillgången till arkiv, magasin och databaser ska begränsas (se Tillträde lokaler och magasin). Behörighetsnivå sätts av enheterna med utgångspunkt i medarbetarnas ansvarsområden och arbetsuppgifter.

* Med lös egendom syftas på lösa inventarier som inte tillhör våra samlingar.

Lokalvård och underhåll

Varje enhet hanterar särskilda rutiner för lokalvård i anslutning till publika lokaler och magasin.

På enheterna finns bestämda kontaktpersoner mot städpersonalen. Kontaktpersonens roll är att ta fram, följa upp och utvärdera städrutiner i dialog med städpersonal, samt att instruera städpersonal kring hantering av tecken på eventuella skadedjursangrepp (se även Skadedjurskontroll - IPM). Samlingspersonal städar i montrar.

Byggnationer och underhållsarbete utförda av hyresvärden bör alltid ske i dialog med enhetens ledning och fastighet- och säkerhetsansvarig för att säkerställa verksamhetens säkerhets- bevarande- och tillgänglighetskrav Underhållsarbete som berör magasin och arkiv utfört av externa entreprenörer, bör föregås av en dialog kring säkra produktval, och instruktioner om lämpliga tillvägagångssätt med särskilda förhållningsregler och säkerhetsrutiner. Tillträde till lokaler och magasin där objekt förvaras eller ställs ut sker under säkrade former (se Säkerhet).

Skadedjurskontroll (IPM)

Att förebygga skadedjur, mögel och mikroorganismer är ett löpande arbete som berör hela museibyggnaden, externa magasin och alla medarbetare på museet.

Skadedjur och andra risker som inte upptäcks tidigt kan orsaka oersättliga skador på samlingarna och ge upphov till stora kostnader för sanering och konservering. Samtliga anställda oavsett funktion ska vara insatta i IPM rutiner (Integrated Pest Management) och ha kunskap om vanligt förekommande skadedjur. Det ligger på enhetschefens ansvar att säkerställa att utbildning tillhandahålls, och IPM kontroller planeras och budgeteras i den årliga verksamhetsplaneringen.

IPM, eller samordnad skadedjurskontroll, är ett sätt att begränsa och få kontroll över insekter och skadedjur som kan förstöra museisamlingar. IPM bidrar också till att identifiera eventuella andra problem där förekomsten av olika typer av skadedjur indikerar problematik med klimat eller miljö i lokalerna eller tyder på andra byggnadsproblem. En samordnad skadedjurskontroll berör förutom lokaler och utrymmen där samlingar förvaras, också alla andra lokaler och utrymmen i museibyggnaden, inklusive kontor, förråd, restaurang och café, butik m.fl.

Varje enhet har en eller flera IPM-koordinatorer som ansvarar för efterföljande av löpande rutiner och årliga kontroller. Rutiner för IPM är enhetsspecifika, men sker i regel inom ramen för Kulturförvaltningens Anvisning till rutin för IPM. 

IPM-koordinatorn:

  • ansvarar för löpande insamling, sammanställning och redovisning av skadedjurskontroller till enhetschef. Redovisning sker en eller två gånger om året.
  • informerar samtliga medarbetare kring arbetet och tillhörande rutiner. 
  • IPM-koordinatorn initierar och kontrollerar åtgärder vid förekomst av skadedjur. Koordinatorn dokumenterar åtgärderna. Dokumentation av särskilda åtgärder på föremål, länkas till föremålsdokumentationen i accessions-/generalkatalog.

Som ett komplement i IPM arbetet kan professionella skadedjursfirmor anlitas för att sköta vissa delar av arbetet. Huvudansvaret faller dock alltid på den egna organisationen.

Mer info om IPM och skadedjur