Rutin för stickprovskontroller i Kulturförvaltningens samlingar

En stickprovskontroll är ett verktyg som bidrar till att säkerställa behovet och omfattningen av beståndsinventering. En stickprovskontroll ger en representativ bild av samlingens spårbarhet och övergripande tillståndet vid en given tidpunkt. Stickprovskontroller kan också avslöja ett behov av särskilda insatser såsom inventering (av hela eller delar av samlingarna), konservering, digitisering med flera.

Vid stickprovskontroller kontrolleras objektens grundläggande information såsom registreringsuppgifter och placering. Om objektet inte går att lokalisera ska det finnas dokumentation över anledningen, exempelvis låneavtal med mera finns i myndighetens lokaler ska dokumentation kunna styrka anledningen till detta, t.ex. giltigt avtal för utlån.

Beslutsprocess

Avdelningschef delegerar ansvaret för planering och genomförande av stickprovskontroller.

Frekvens

Stickprovskontroller genomförs årligen och vid behov.

Genomförande

Stickprovskontrollen ska kontrollera att:

objektet är registrerat (digitalt eller analogt);
registrerade uppgifterna stämmer (sakord, proveniens/ägarinformation, placeringsinformation samt eventuell bild/avbildning på objektet);
objektet har korrekt id-märkning;
objektet kan hittas utifrån registrerade uppgifter.

Kontrollen aviseras inte i förväg och genomförs under en avgränsad tid.

Kvalitetssäkring

Stickprovskontroll och redovisning ska göras på ett systematiskt och enhetligt sätt och dokumenteras i revisionsblanketten Stickprovskontroll Revision (excelfil).

Stickprovskontroller ska alltid genomföras av två personer, en kontrollansvarig samt om möjligt en medarbetare utan egen access till magasin. Kontrollansvarig utgörs av en medarbetare ur samlingspersonalen (antikvarie, intendent, arkeolog, konservator).

Urval

Urvalet av placeringskoder och objekt sker slumpvist genom kontroll av slumpartigt selekterade objekt ID samt placeringskoder. Om möjligt ska annan personal utan insyn i samlingarna (exempelvis kollega på annan enhet, enhetschef) involveras i urvalet för att säkerställa att det sker på ett neutralt sätt.

Omfattning

I regel omfattar en stickprovskontroll ett slumpmässigt urval av 10 enskilda placeringskoder samt 10 enskilda objekt(ID)nummer per museum och kontroll. Stickprovet ska enbart omfatta accederade objekt som förvaltas av museet.

Dokumentation

Kontrollen dokumenteras i Stickprovskontroll Revision (excelfil). Eventuella avvikelser noteras i filen. Avvikelser åtgärdas skyndsamt och arbetsrutiner kring berörda processer (exempelvis inkommande objekt, förvärv och accession, katalogisering) ses över för att säkerställa en korrekt hantering av grundinformation.

Namn samt funktion på deltagande personal ska dokumenteras i Stickprovskontroll Revision, fliken Resultatredovisning. Dokumentet skall signeras av samtliga deltaganden.

Försvunna objekt

I de fall stickprovet visar att objekt inte finns på sin plats ska det utredas var objektet kan finnas. Om ett objekt trots utredning inte går att finna ska det göras en stöldanmälan.

Redovisning

Excelfilen Stickprovskontroll Revision, fliken Resultatredovisning, utgör redovisningsunderlag. Dokumentet säkerställer korrekt rapportering av kontrollerade objekt och placeringar, antal ej funna objekt, samt utförda åtgärder i samband med kontrollerna och eventuella vidare åtgärdsförslag.

Excelfilen Stickprovskontroll Revision arkiveras med sekretess med hänsyn till samlingens säkerhet. Resultatet redovisas i verksamhetens årsredovisning.