Information om samlingarna

Vid mottagande av objekt upprättas en ankomsthandling.

Ankomsthandlingen kan utgöras av ett mottagningskvitto och/eller en överlåtelseblankett i vilka äganderätt och rättighetsinnehav regleras.

Beståndsinventering, eller beståndsförvaltning, syftar till att säkerställa att den grundinformation som behövs för att kunna redogöra för och lokalisera alla de objekt KU ansvarar för.

Förutom att säkra objektens spårbarhet, ger beståndsinventering även en god överblick av samlingarnas övergripande tillstånd, och framhäver både välfungerande samt mindre välfungerande arbetsrutiner.

Med grundinformation avses:

• Unikt ID-nummer (objekt-, accessions- eller diarienummer)
• Sakord, kort beskrivning (typ, antal objekt m.m., eventuellt med fotodokumentation)
• Accessionsinformation
  • Tidigare ägare
  • Äganderätt (nuvarande ägare)
  • Hur objektet förvärvades (datum, metod, plats m.m.)
  • Registrator och datum
• Aktuell placering (se Placering och Förflyttning).

Grundinformation registreras i enhetens databas/register så fort objektet förvärvas/inkommer. Varje objekt bör få ett unikt ID-nummer så att objektet med tillhörande information kan identifieras. ID-numret registreras, tillsammans med annan grundinformation, i accessions-/generalkatalogen (se förvärv) och tillhörande handlingar arkiveras. Placering av handlingarna registreras på objektposten i accessions-/generalkatalogen.

Informationen ska hållas aktuell, så att objektinformationen uppdateras vid förflyttning av objekt, utlån och inlån, gallring, förvärv m.m.

Varje enhet bör ha rutiner för en systematisk beståndsinventering samt en plan för hantering av eftersläpande inventeringsarbete, en digitaliseringsplan. En systematisk beståndsinventering säkerställs genom att följa stegen i processerna för förvärv, inkommande objekt, katalogisering samt Placering och Förflyttning.

En plan för hantering av eftersläpande inventeringsarbete utgår från en strategi för digitisering av samlingarna med utgångspunkt i för enheten prioriterade områden (se Digitiseringsplan). Syftet med planen är att säkerställa grundläggande spårbarhet även för de objekt som museet förvaltar sedan många år, och därmed inte har hanterats enligt nedanstående rutiner.

Rutin för stickprovskontroll.
Revisionsblankett stickprovskontroller.

Som en förlängning av beståndsinventering, syftar katalogisering till att hålla informationen om objekt i samlingarna tillgänglig och sökbar.

Vanligtvis avser katalogisering en kontroll/komplettering av registrerade objektdata i accessionsdatabasen/ generalkatalogen. Beroende av samlingskategori kan katalogposter hänvisa till såväl enskilda objekt som grupper av objekt.

Kulturförvaltningen eftersträvar en katalogisering av alla objekt i samlingarna. Katalogisering ingår i enheternas löpande arbete med digitalisering av samlingarna (se Digitisering och digitalisering). Katalogposter bör förutom grundinformation (se Beståndsinventering) innehålla information om:

• Identifiering av objekt (särskilda kännetecknen, kommentarer m.m.)
• Ingående beskrivning av objekt (material, dimensioner, ålder, tillverkning, funktion, m.m.).
• Objektets historik och relationer (proveniens, kontext m.m.)
• Tidigare ägarskap
• Tilläggshistorik/information om ändringar i katalogen (granskning och revision av uppgifter)

Objektposter kan kompletteras med till exempel korsreferenser till annan relevant information i arkiven, kunskap som uppstår i samband med utställningar, eller vetenskapliga och populärvetenskapliga publikationer. Korsreferenser behöver inte helt och hållet kopieras in i katalogen. Hänvisningen kan utgöras av ett referensnummer som refererar till information på andra ställen.

Med samlingsöversyn syftas på hantering och dokumentation av alla formella bedömningar av samlingarna och enskilda objekt i samlingarna.

KU genomför samlingsöversyn i olika syften och i anslutning till en rad olika processer, exempelvis Förvärv och accession, Deaccession och avyttring, Utlån och Inlån, Handling Collections.

En samlingsöversyn utgör ofta det första steget i en rationalisering eller utveckling av samlingar, men kan också utföras för att exempelvis öka förståelsen av samlingarnas betydelse och användning.