Hantering av samlingarna

Objektets basplacering i magasin eller utställning registreras i accessions-/generalkatalogen.

Valet av placering görs vanligen utifrån objekttyp, material och dimensioner och utifrån de förutsättningarna befintliga magasin erbjuder. Generellt gäller dock att:

• Accederade objekt placeras i ändamålsenliga magasin. Finns klimatanpassade förvaringsmöjligheter för särskilda material- eller objektgrupper ska dessa användas.
• Större objekt (kulturhistoriska och arkeologiska) placeras i magasinshyllor och täcks över med silkespapper/Tyvek för att förhindra damm.
• Otympliga eller mycket tunga objekt (kulturhistoriska och arkeologiska) ska placeras på marknivå.
• Objekt ska aldrig stå direkt på golvet (undvik fukt- och städskador).

Val av placering görs av samlingsansvarige som även ansvarar för registrering av information i enhetens databas/register. Placeringsinformationen kan innehålla en beteckning på:

• Magasin/utställning
• Kompaktsektion/utställningsyta
• Hylla/monter
• Back

Information om placering uppdateras i samband med att ett objekt flyttas, oavsett om det avser en temporär eller permanent förflyttning, eller gäller en förflyttning internt i de egna lokalerna eller externt vid exempelvis utlån. Vid utlån till annan institution ska lånet registreras i diariet (se Förflyttning samt Inlån och utlån).

Det är avgörande att objekt kan identifieras. Accessions-/inventarienumret är ofta det enda som länkar ett objekt till informationen i databaser och arkiv. Av den anledningen är det nödvändigt med en tydlig märkning.

Inkomna objekt (ej inlån) tilldelas ett unikt ID-nummer (se Inkommande objekt). I vissa fall kan grupper av objekt accederas under samma ID-nummer, exempelvis vid en fältinsamling. Om det inkomna objektet gäller ett förvärv ska objektet även märkas med accessionsnummer. Accessionsnumret är ofta det enda som länkar ett objekt till informationen i databaser och arkiv.

Märkningen ska vara tydlig och läsbar och ske på ett genomtänkt och enhetligt sätt. En märkning direkt på objektet ska vara diskret (undangömd) men enkel att hitta. Tänk på att märkningen helst inte ska synas om objektet ställs ut, men lätt att hitta i magasin.

Om ett objekt består av flera delar ska, om möjligt, samtliga delar märkas med accessionsnummer och eventuella delnummer.

Varje enhet hanterar egna rutiner kring märkning av objekt. Generellt gäller dock att:

• Mindre objekt (kulturhistoriska och arkeologiska) förvaras i syrafria föremålsaskar eller arkivlådor. Askar/ arkivboxar ska vara märkta med accessions-/ID-nummer.
• Oorganiska material som sten, keramik eller metall märks på själva objektet. Paraloid B-72 och B-67 kan användas som lack under och över märkningen för att skydda objektet.
• Textilier märks med ofärgade lappar av bomull, fastsydda med bomullstråd. Märkningen på bomullslappen sker innan den sys fast.
• Obehandlat trä märks med blyerts.
• Vaxade eller lackade möbelytor märks med hängetikett var möjligt. Etiketter ska vara syrafria och fästes med band av oblekt bomull. Skriften på etiketten ska vara i blyerts.
• Papper och arkivalier såsom album märks med blyerts, påfört med lätt hand.
• Läder märks på förvaringslådan.
• Foto märks på kuvert.

Etiketter skrivs med blyerts eller arkivbeständigt bläck. Klisteretiketter får inte användas på objekt.

Vid förflyttning av objekt ska placeringsinformationen i databasen uppdateras.

Generellt gäller att:

• Samtliga utrymmen - utställningsytor och förvaringsplatser har ett unikt namn eller nummer.
• Grundinformation om varje objekts placering är registrerad och kopplad till accessions-/generalkatalogen. Informationen innehåller uppgift om lokalisering (adress/magasin/sektion/hylla), miljö- och klimatförhållanden, registreringsdatum samt eventuella säkerhets- och tillgänglighetsanmärkningar.
• Klimat- och miljömätningsdata som är kopplat till informationen om placering uppdateras regelbundet.

Interna förflyttningar

För interna förflyttningar av objekt gäller följande:

• Notera den nya placeringen i accessions-/generalkatalog. 
• Information om godkännande och datum för godkännande läggs till i placeringsinformationen i databasen. Om objektet förflyttas tillfälligt: Märk grundplaceringen med information kring objektens tillfälliga placering.
• Objektets tillstånd kontrolleras innan flytt.
• Kontrollera att objektet är tydligt märkt (se Märkning)
• Kontroll på speciella risker eller rekommendationer kring hantering eller förflyttning utförs. 
• Kontroll på säker transportväg utförs.
• Behov av eventuell konservering eller specialanpassad transportförpackning kartläggs. 

Förflyttning vid utlån

Förflyttningar som avser utlån:

• Registrera ärendet i diariet.
• Ordna med försäkring eller utställningsgaranti.
• Kontrollera ev. juridiska begränsningar gällande transportmöjligheter.
• Kontrollera behovet av kurir. Vid behov: Förbered nödvändiga transportdokument (tulldeklaration, försäkringsinformation, instruktioner för uppackning mm).
• Kartlägg behovet av eventuell konservering och specialanpassad transportförpackning.
• Gör en kostnadsuppskattning av transportförpackning, förflyttning och transport.
• Samla och foga in all information i ärendet.
• Uppdatera placeringsinformationen i databasen med information på förflyttning och placering. 
• Iordningsställ mottagningskvitto 
• Iordningsställ tillståndsrapport 
• Uppdatera placeringsinformationen med data på förflyttning och placering. 
• Märk grundplaceringen med information kring objektens tillfälliga placering.
• Genomför transporten.

Förflyttning vid inlån

Förflyttningar som avser inlån:

• Registrera ärendet i diariet.
• Säkerställ att långivarens krav kan uppfyllas och att det finns ett skriftligt godkännande för (vald) transport.
• Kontrollera försäkringsskydd.
• Samla och foga in all information i ärendet.
• Genomför transporten.
• När objektet ankommer: Utför besiktning och sammanställ tillståndsrapport. 
• Uppdatera placeringsinformationen i ärendet med data på förflyttning och placering. 

Objekt bör endast hanteras av, eller under tillsyn av, samlingspersonal. Säkerställ en säker transportväg. All förflyttning och hantering av objekt ska, om möjligt, ske med handskar. Handskar skyddar såväl dig som objekten mot smuts och skadliga ämnen. Använd rätt typ av handske för olika objektet; bomullshandskar är olämpliga för exempelvis glas och porslin.

Packning av objekt inför transport görs under ledning av samlingspersonal.

Packningen ska minimera stötar och vibrationer under transporten. Val av lämplig packningsmetod och material styrs av objektets skick och material, färdmedel samt transportsträcka.

Speditörsföretag som anlitas för transport av objekt ska ha specialiserad kompetens rörande transport av museisamlingar. För att säkerställa en säker hantering ska riktlinjen om specialiserad kompetens premieras.