Kulturförvaltningen

Inlån och utlån

Användning av samlingarna genom inlån och utlån av objekt – till utställning eller forskning – bidrar till att öka samlingarnas tillgänglighet, förstärker och berikar den utåtriktade verksamheten och bereder samlingarna en ökad signifikans genom kunskapsuppbyggnad, forskning och kunskapsutveckling.

Såväl inlån som utlån, både interna och externa, handläggas och dokumenteras. Lån ska alltid åtföljas av ett låneavtal där villkor och ansvarsförhållanden tydligt framgår. Låneavtal undertecknas av både KU/enhet och långivaren/låntagaren. 

Inlån

Inlån av objekt sker i ett bestämt syfte och under en bestämd tidsperiod. Förslag till inlån diskuteras och beslutas inom enheten. Beslut till anhållan om inlån fattas av enhetschef eller delegeras till ansvarig handläggare, och ställs skriftligen till långivaren.

KU är ytterst restriktivt gällande inlån från privatpersoner. KU lånar aldrig in objekt utan fullgod proveniens.

Avtal om lån skrivs under av ansvarig handläggare där försäkringsvärdet inte överstiger två prisbasbelopp. Vid högre prisbasbelopp skrivs avtal om lån under av enhetschef.

Kulturförvaltningen har ett förvaltningsansvar för inlånade objekt. Inlånade objekt hanteras på ett likvärdigt sätt som samlingarna eller enligt särskilt avtal med långivaren. Vid inlån ska ansvarig enhet säkerställa att:

  • Villkoren för lånet uppfylls enligt avtal.
  • Långivaren ges möjlighet att ta del av information om låntagaren och lånet.
  • Försäkring eller utställningsgaranti finns för hela låneperioden.
  • Information om placering och annan information hålls aktuell.

Vid inlån görs alltid en tillståndsbedömning av inkommen objekt. Tillståndsbedömningen dokumenteras i text och bild och arkiveras. 

Depositioner

Kulturförvaltningen deponerar inga objekt hos extern part på obestämd tid. Utestående depositioner ska alltid utgöras av tidsbegränsade utlån.

Kulturförvaltningen tar inte längre emot objekt som deposition från extern part. Myndigheten har sedan tidigare objekt i samlingarna som under åren deponerats av andra institutioner. Begäran från ägare om återlämnandet av sådana föremål handläggs kontinuerligt.

Utlån

Kulturförvaltningen tillmötesgår förfrågningar om utlån ur myndighetens samlingar så långt det är möjligt, med utgångspunkt i objektens skick (kondition), den egna verksamhetens kapacitet och behov, ägarskapsfrågan, samt låntagarens möjlighet att uppfylla gällande villkor för lånet.