Handling collections

Handling collections avser samlingar som används, användarsamlingar. Sättet som användarsamlingar aktiveras på sträcker sig bortom traditionella metoder såsom utställningar eller ett tillgängliggörande av information. Användarsamlingar består av objekt som brukas, exempelvis genom att ha dem i drift eller låta besökare beröra dem.

Objekt i en användarsamling ska bidra till att öka eller nyansera förståelsen för den kunskap som förmedlas.

Lämpliga objekt kan vara objekt som skapar förståelse för en process, eller förstärker upplevelsen av det som förmedlas och kommuniceras, exempelvis genom känsel, hörsel, synen och doft sinnet. För dessa objekt har det fastställts att besökarens fördjupade upplevelse av, och en ökad förståelse för det som förmedlas, väger upp mot den slitage som användningen ofrånkomligen för med sig.

Till skillnad från andra objekt i Kulturförvaltningens samlingar behöver objekt som ingår i en användarsamling ses över och repareras med jämna mellanrum för att kunna bevara sin ursprungliga funktion.

Användarsamlingar med objekt som tillhör de permanenta samlingarna

Användarsamlingar kan omfatta allt från maskiner i drift, till objekt som hanteras av besökare i den publika verksamheten. Om dessa objekt samtidigt ingår i de permanenta samlingarna, innebär det att Kulturförvaltningen har ett förvaltningsansvar som skiljer sig från objekt i exempelvis stödsamlingar.

Eftersom museernas grunduppdrag ligger i att både förmedla och bevara, får objekt från de permanenta samlingarna endast ingå i en användarsamling om:

• Objektet inte är unikt i sitt slag.
• Objektet inte ingår i en för verksamheten eller ämnesområdet väsentlig samling.
• Användning inte har en förstörande effekt på objektets värde.
• Användning sker på ett kontrollerat och riktigt sätt.
• Användning av objektet bidrar avsevärd till en ökad förståelse av det som förmedlas.
• Användning av objektet ger objektet en ökad signifikans och värde för det samtida samhälle.

Vid en användning av objekt från en permanent samling i en användarsamling ska förtydligas och dokumenteras:

• att objektet tillhör en permanent samling
• vilken funktion, företeelse och teknik som objektet representerar.
• huruvida användningen är förenad med särskilda licenser eller tillstånd.
• huruvida driften är förenad med några risker för användaren.
• hur, när och av vem objektet ska användas.
• hur kunskap om handhavande och underhåll dokumenteras och överförs i verksamheten.
• vilka kostnader ett bevarande, drift och underhåll användningen för med sig.

När objekt i en användarsamling sätts ur funktion på grund av slitage eller skador, ska en kostnadsbedömning av reparation, renovering, restaurering eller ersättning avvägas mot nyttan av en fortsatt användning. Om kostnaden bedöms som orimlig, eller om objektets kulturhistoriska värden bedöms gå förlorade genom en fortsatt användning, ska objektet avföras ur användarsamlingen och åter förvaltas som en del i de permanenta samlingarna som inte brukas som användarsamling.

Om objektet har förlorat sitt värde, och med det sin signifikans för samlingen, hanteras det som ett gallringsärende (se Deaccession och avyttring).

Dokumentation

I accessions-/generalkatalogen ska det framgå när ett objekt tillhör/ överförs till, en användarsamling. Det ska också finnas uppgifter kring:

• användningsvillkoren för det specifika objektet.
• status/skick och genomförda (underhålls)åtgärder.
• rutiner kring underhåll/renovering.
• krav på, och återkommande datum för, besiktning.

Kulturförvaltningen har ett förvaltningsansvar för de permanenta samlingarna. För objekt från de permanenta samlingarna som ingår i en användarsamling innebär det att:

• för att kunna garantera säkerheten för både personal och besökare ska systematisk översyn av exempelvis maskinsäkerhet ingå i enhetens förvaltningsplan.
• medel för regelbunden översyn och underhåll ska finnas avsatt i verksamhetens årliga budget.
• varje förändring i objektets status ska dokumenteras i samlingsdatabasen.

Även objekt som ingår i en stödsamling ska regelbundet kontrolleras på skador eller brister så att användarnas säkerhet kan garanteras.

Objekt som används av besökare

Objekt som hanteras av besökare ska regelbundet kontrolleras på skador eller brister så att besökarnas säkerhet kan garanteras.

Objekt i drift

Handhavandet av maskiner och annan utrustning ska av säkerhetsskäl begränsas till personal eller volontärer med kunskap om objektets hantering.

Eventuella säkerhetsbestämmelser ska vara dokumenterade innan objekt tillförs användarsamlingen och tas i bruk. Handhavandeinstruktioner och nödvändig skyddsutrustning ska finnas tillgänglig på den platsen där objektet används.

Nyförvärv till användarsamling

Förutsatt att förvärvet till användarsamlingen avser ett förvärv till de permanenta samlingarna, gäller ledande principer och uppställda kriterierna (se Förvärv och accession).

Stödsamlingar får hanteras av besökare och andra brukare.

Dokumentation

Stödsamlingar är och ska inte accederas i accessions-/generalkatalogen. Däremot ska samtliga objekt som ingår i en stödsamling vara registrerade. Objektregistret ska hållas uppdaterat och kompletteras med objektbeskrivning och typ, proveniens, skick/tillstånd och annan relevant information.

Bruka och förvara

Det är viktigt att särskilja mellan permanenta samlingar och stödsamlingar, såväl i utställning som i magasin. Det ska vara tydligt för både besökare och personal vad som får och inte får hanteras, hur, och av vem.

Stödsamlingar ska helst inte bevaras tillsammans med de permanenta samlingar. Förvaringsutrymme(t)n för stödsamlingar ska vara tydligt märkta och ingår i enhetens IPM rutiner.

Avyttring

Det är viktigt att objekten förvaras på rätt sätt, att placering av objekten hålls uppdaterat, och att eventuella skador eller brister åtgärdas så att objekten fortlöpande kan hanteras på ett säkert sätt.

Trasiga eller skadade objekt som medför risker vid hantering, ska avyttras om de inte kan lagas/repareras mot en rimlig kostnad. Proceduren för avyttring är densamma som vid objekt i permanenta samlingar och ska dokumenteras enligt Kulturförvaltningens riktlinje för Deaccession och avyttring. Med det menas att ett fullständigt beslutsunderlag ska medfölja avyttringen.