Digitisering och digitalisering

Museerna inom Kulturförvaltningen arbetar strategiskt med digitisering av samlingarna genom en Digitiseringsplan (du hittar den längre ner på sidan).

Digitisering avser konvertering av analoga eller fysiska data till digitala, i syfte att öka sökbarheten av samlingarna och bereda tillgång till fler användare. Digitisering är en förutsättning för digitalisering.

Digitalisering handlar om att, med hjälp av digital teknik, utveckla det digitala materialet som förmedlas, gestaltas och används. Genom att knyta ihop information förbättras kunskapen om objekt, vilket skapar möjlighet att lyfta dem i nya sammanhang och ge dem en ökad signifikans.

Samlingsförvaltningssystem

Objekt i kulturhistoriska och arkeologiska samlingar samt arkivalier, digitiseras och digitaliseras genom registrering i Primus. I regel publiceras inlagda objektposter i DigitaltMuseum.

Om posten innehåller sekretessbelagd information, inklusive personuppgifter, hanteras posten enligt för sådana uppgifter gängse principer i Primus för att förhindra att känsliga uppgifter blir tillgängliga för allmänheten.

Primus tillhandahåller en standardterminologikälla för enhetlig benämning och registrering av information.

Naturhistoriska samlingar registreras i Specify.

Indexering

Digitala katalogposter kopplas till objektens accessionsnummer och bör vara indexerade. Med indexering menas att posterna ska vara sökbara via metadata (tags) som beskriver innehållet, exempelvis sakord, ämne, ursprungsort, material, teknik.

Identitetslösa objekt

Om det vid digitisering upptäcks objekt eller objektgrupper utan accessionsnummer eller ID, tilldelas ett tillfälligt ID-nummer. Därefter görs eftersökningar för att identifiera objektet. Om objekten kan identifieras kopplas det till rätt accessionsnummer och uppdateras grundinformation och placering.

För objekt som, trots eftersökning i rimlig omfattning, inte kan identifieras, följs processen Förvärv och accession, alternativt Deaccession och avyttring.

Säkerhetskopia av databas

Förvaltningen saknar i dagsläget ett sammankopplat och säkert system för en långsiktig digital förvaring. Varje enhet hanterar egna rutiner kring säkerhetskopiering av databaser. Säkerhetskopiera den digitala objektskatalogen regelbundet och se till att långsiktigt säkra de analoga objektskatalogernas läsbarhet.

Fotografering, filmning och skanning

Avbildningar och fotografier av föremål i samlingarna som utförs av personal på KU tillgängliggörs under Creative Commons-licensen CC BY. Licensen ger användaren rätten att använda bilden i alla sammanhang och på vilket sätt som helst, även kommersiellt, så länge anger upphovspersonen anges.

Fotografier på kvarlevor får endast publiceras i ett tydligt syfte och ska inte spridas utanför sitt sammanhang. Vid eventuell publicering ska fotot föregås av en varning om känsligt innehåll.

Digitaliseringsplan

En del av Kulturförvaltningens samlingar är digitiserade, men mycket arbete kvarstår. Eftersom digitisering ökar tillgängligheten, bör varje enhet ha en digitaliseringsplan som klargör hur arbetet organiseras, vad som digitiseras och digitaliseras samt vilka delar av samlingarna prioriteras.

Planen ska säkerställa en strategi för samlingen i sin helhet i alla sina delar. Förutom en systematisk digitisering av nyförvärv (se Beståndsinventering) ska den således möta eftersläpande inventeringsarbete på ett systematiskt sätt och säkerställa samlingarnas grundläggande spårbarhet samt inbegripa en plan för kunskapsuppbyggnad medels digitalisering. Planen ska:

Utgå från en översikt över digitiserade och odigitiserade samlingar.
Identifiera prioriterade samlingar. Prioritera med utgångspunkt i enhetens långsiktiga verksamhetsmål.
Planera arbetet utifrån den satta prioriteringen. Välj nivå på digitisering och digitalisering med utgångspunkt i samlingarnas signifikans för verksamheten och användarna (OBS! Prioriteringar bör ses över med regelbundet intervall där de kan ändras över tid).
Integrera digitiseringsarbetet i det löpande arbetet med samlingsförvaltning.