Minnesanteckningar brukarråd Tolk 9 oktober 2024

Närvarande:
Marie Dahlqvist, DHB Västra
Barbro Prästbacka, HRF Västra Götaland
Erika Darljung, HRF Göteborg
Berit Jildenhed, FSDB Väst
Ulf Andersson, HRF Norra Skaraborg, Mariestad
Harry Eriksson, HRF Vänersborg, Trollhättan
Agneta Hummerhielm, FSDB Väst
Anne Granath, Verksamhetschef Syn- och Tolkverksamheten
Kristina Jasson, Enhetschef Tolkverksamheten Vänersborg och Skövde
Anette Evertsson Marberg, Enhetschef Tolkverksamheten Göteborg och Borås
Gabriella Gesang, Assistent Syn- och Tolkverksamheten

1. Mötet öppnas av mötesledaren Kristina Jasson

2. Incheckning, presentationsrunda

Kristina hälsar alla välkomna till dagens möte och alla presenterar 
sig. 
Påminner om vikten av att anmäla sig i tid. Inför nästa brukarråd 
skickas ingen påminnelse ut till dem som inte anmält sig.
Viktigt också att frågor skickas in i tid, annars tas de i mån av tid.

3 Information från Tolkverksamheten

Förmöte Brukarråd:

Förslag att en person från Brukarrådet deltar tillsammans med
ordförande och sekreterare för att sätta dagordningen.
Vi går laget runt och Brukarrådet är nöjda med upplägget som det är
idag. Önskemål om att datum för sista anmälningsdag och inkomna
frågor skrivs i mailet, inte bara i bifogad dagordning.

Ekonomi:

Budget i fas för Tolk i år.
Vi klarar inte tillgängligheten på 92%. Har fått statsbidrag på 4,2
Mkr. för att öka tillgängligheten och förändringstakten.
Vi har en skuggbudget i år och har kunnat godkänna övertid och köpa
in mer tolktjänster.

Effekter utifrån omställningen av vården:

Verksamheten har ett ackumulerade utfall på 92% samt ett utfall för augusti 
på 95,9% vilket tyder på att verksamheten med en effektivare 
schemaläggning och genom ökad andel utförda digitala tolkuppdrag (+2,2%), 
kan hålla en hög tillgänglighet.
Tolkverksamhetens arbete med Produktions- och kapacitetsplanering har 
under året resulterat i högre tillgänglighet med lägre kostnader för köpta 
tjänster och övertid. Kostnaderna för övertid har minskat med 63% t o m 
augusti och kostnaderna för köpta tjänster har minskat med 20% t o m 
augusti, att jämföras med samma period föregående år. 
Totalt har verksamheten minskade kostnader om 1 350 000 jämfört med 
föregående år (övertidskostnader en minskning med ungefär 800 000, 
kostnader för köpta tjänster en minskning med ungefär 550 000)

Verksamheten har identifierat att behov av tolktjänst varierar över år, månad, 
vecka, dag och tid på dygnet, där det största behovet ligger på vardag dagtid, 
verksamheten schemalägger därav sina tolkresurser främst på dagtid, där 
behovet är som störst.

Behovet kväll och helg utförs därav till stor del av köpta tjänster och övertid 
på egen personal. Köpa tolktjänster används även dagtid när våra egna 
resurser inte räcker till.

Till följd av att tolkarna enbart schemaläggs vardag 7–22, kan effektivisering 
av schemaläggning enbart göras på vardag. Produktions- och 
kapacitetsplanering har hittills resulterat i att resurserna är schemalagda 
utifrån där behovet är som störst på vardag, vilket har resulterat i att behovet 
av övertid och köpta tjänster på vardag har minskat i förhållande till 
föregående år, förra året användes 58% av köpta tjänster på vardag (9,3% 
på kväll), i år har enbart 42% av köpta tjänster använts på vardag (7,7% på 
kväll). Därav kan större delen av budgeten för köpta tjänster användas på 
helg, där behovet av övertid och köpta tjänster är som störst.

Fråga: Hur är det när en person ska på rättegång? Har begärt att få
tolk men fick ingen. Ska domstolen boka?
Svar: Det ingår inte i vårt uppdrag. Rättsväsendet beställer egna
tolkar.

Fråga: Hur gör man om man vill gå till domstolen som åhörare?
Svar: Ha en dialog med domstolen kring det.

Fråga: Skulle det underlätta med distanstolkning istället för fysiska
tolkar på möten?
Svar: Det kan man ha. Det går med rätt förutsättningar. Vid större
evenemang är det alltid komplext med tekniken. Arbetar gärna vidare
med den frågan om ni vill.

Fråga: En tolk fysiskt och en på distans är en möjlighet att
effektivisera. De köpta tolkarna har gjort det länge.
Svar: Tack för input. Distans när möjligt och på plats när vi måste.

Tolkanvändarenkäten:

Just nu pågar Nationell patientenkäten, NPE som är ett samlingsnamn för 
återkommande nationella undersökningar av patientupplevelser inom hälso- och 
sjukvården. Enkäten ”Habilitering och hjälpmedel” har genomförts tre gånger; 
2018, 2020 och 2022. Enkäten “Tolk- och taltjänst” genomfördes 2020 och 2022. 
Resultaten kan jämföras över tid med tidigare enkäter, men också mellan 
regioner.
Syftet är att fånga in patienters och tolkanvändares upplevelser av vården när 
det gäller bemötande, behandling och tillgänglighet för att vi ska kunna bli bättre 
i att bedriva säker, effektiv och personcentrerad vård.
Deltagarna utses slumpmässigt av de som haft ett digitalt vårdmöte, ett 
mottagningsbesök eller bokat tolk under september månad. Deltagarna får 
inbjudan via 1177.se eller en pappersenkät hemskickad under oktober månad, 
och kan svara enkelt enligt instruktionerna i inbjudan. Enkäten finns översatt till 
flera språk och har bildstöd. Alla svar är anonyma.
Resultatet av enkäten kommer redovisas i början av nästa år.

Fråga: Ingår även barn?
Svar: Ja

Tolkanvändarportalen:

Johan och Mikaela informerar om portalen och brukarrådet ska få möjlighet 
att testa den idag.
T9K ersattes våren 2023 av ett nytt tolkbokningssystem, BokaTolk.
BokaTolk är bokningssystemet och BokaTolkportalen är beställningsportalen 
där man kan boka tolk.
Man hittar BokaTolk via 1177, under övriga tjänster.
14/10 lanseras BokaTolkportalen i hela VGR. 2 tolkar kommer kontakta de 
som lägger sina beställningar under hösten för att informera om 
verksamheten och fånga upp om något har förändrats i tolkanvändarens 
profil.
Örebro äger systemet BokaTolk.
Johan visar hur man loggar in i portalen, se bifogad PP som skickas ut 
tillsammans med anteckningarna.
Brukarrådet får prova att logga in i portalen och lägga en beställning.

Fråga: Kan man tabba mellan punkterna?
Svar: Har inte hunnit testa alla funktioner. De flesta går att tabba. Tar med 
detta.

Fråga: Får man veta om man missat att fylla i något fält?
Svar: Ja, kommer upp att man behöver fylla i det som saknas.

Fråga: Vilka filer går att bifoga?
Svar: Alla filformat går att bifoga.

Fråga: Går det att bifoga en fil genom att skicka ett meddelande?
Svar: Har inte hunnit testa, provar detta men det går nog inte att bifoga i 
efterhand. Det går att skicka via funktionsbrevlådan.

Fråga: När man beställer tolkning på distans och länken kommer senare, kan 
man då bifoga den i efterhand?
Svar: Behöver titta på vad som är mest lämpligt. Bra om länken till mötet är 
klar vid beställningstillfället. Går inte det får vi kommunicera om det.

Fråga: Kan organisationer boka?
Svar: Det är en annan portal. Denna är för primära användare. Via 1177 kan 
man bara boka som privatperson. En annan portal är på gång för 
organisationer.

Fråga: Kommer webbformuläret fortfarande att fungera?
Svar: Ja, detta är ytterligare en kontaktväg.

Fråga: När är portalen för organisationerna klar?
Svar: Vi vet inte. Örebro arbetar med detta.

Vi behöver få era synpunkter om portalen. Kontakta oss om ni behöver en 
extra genomgång.

4. Information från brukarorganisationerna

FSDB Väst: 
Vi har fyllt år. Det firades 21/9 med medlemsträff och höstmöte i Skövde.
Väntar på medlemsmöte med DBT och Tolk där de ska informera om sina 
verksamheter.
Julbord.
FSDB på riksnivå firar 65 år. Träff i Örebro med tema hjälpmedel.

DHB Västra:
Jubileumsår, 75 år. 
Många aktiviteter som vanligt.
Driver fler TUFF-timmar till föräldrar. 
Ska vara med i samhällsprogram ” 15 minuter på teckenspråk”.

HRF Norra Skaraborg, Mariestad:
Hade träff i distriktet i augusti där cirka 200 personer deltog. Underhållning av 
Spinning Wheels, HRF:s förbundsordförande berättade om utvecklingen av 
hörslingor och kommande AI-inspirerande system. Alla var jättenöjda.
Julbord med styrelsen.
Har haft kurs för yrkesverksamma hörselskadade, tyvärr inte många som 
kom. Ska göra ett nytt försök till våren.

HRF Västra Götaland:
Nationella hörselveckan, v. 42. De flesta föreningar är upptagna med att 
informera om detta.
Har fått kontakt med IKEA Torp och Kållered, stora arenor för att informera 
för att fånga yrkesverksamma.
Aktiva när det gäller politikerna så de vet att vi finns. 
Har god kontakt med Hörselverksamheten i kommunen.

HRF Vänersborg, Trollhättan:
Hörselveckan på biblioteken i Trollhättan och Vänersborg v. 42. Kl. 10:00-
12:00 med avslut på IKEA Torp.
Var inbjudna till SRF Lilla Edet och Trollhättan för att informera om hörsel och 
HRF. Totalt 100 personer lyssnade.

HRF Göteborg:
Frihamsdagarna i Göteborg i augusti. Pratade med mycket folk. Roligt att få 
visa politikerna hur det fungerar. Jättenöjda trots att ljudmiljön på 
evenemanget var katastrof.
Hörselveckan, v. 42 med hörselmässa ”Vi hör tillsammans” med 7 utställare 
från företag, föreläsningar och hörseltester.
Har sagt upp vår lokal och letar ny. 
Maila Anne Granath vid behov av ny lokal. Finns lediga lokaler hos Habilitering 
& Hälsa.
23/10 digital föreläsning för VGR:s kulturenhet ”Hur bemöta personer med 
hörselnedsättning”. 90 personer är anmälda.

5. Inkomna frågor från brukarorganisationerna

Hur mycket extra pengar har regionen fått från Socialstyrelsens medel ”en 
väg in”?
Svar: Inget beslutat ännu. Vi väntar med spänning.

Hur har ni arbetat för att få undantag från arbetstidslagen?
Svar: Vi har inte gjort några undantag. Vi följer dygns- och veckovila. Vi 
måste följa nya EU-direktivet.

Fråga: Höstträff i Örebro. Behöver teckenspråks- och skrivtolk även på 
kvällen. Hur gör man då?
Svar: Vi behöver få in exakt rätt information till en beställning. Tittar på 
behovet. Vad kan vi tillsätta för tolkar? Räknar på dygns- och veckovila. Man 
kanske inte kan få tolk hela tiden man önskat. Beror på en blandning av 
ekonomi och arbetstidslagen.

Hur löser ni frågan om ”viss ledsagning” till aktiviteter?
Svar: Ledsagning på plats för dövblinda. Vi ledsagar inte från hemmet och 
tillbaka. Åker man taxi eller färdtjänst ska chauffören ledsaga till och från 
bilen.

Fråga: Har medlemmar som nästan inte ser någonting och är döva. Vill inte 
åka taxi då de ibland släpper av på fel plats. Man får titta lite på vilken 
brukare det är.
Svar: Tyvärr, då det inte är vårt uppdrag. Det är taxi och färdtjänstens 
uppdrag.

6. Inbjuden gäst

Anna Rensfeldt Flink, Logoped, FoU-handläggare, medicine doktor
på Habilitering & Hälsa informerar om Kunskapsdagen 2024.
Kunskapsdagen är en återkommande intern konferens med syfte att sätta 
fokus på FoU-frågor. 
Målgruppen är nämnder, styrelser, chefer och medarbetare med FoU-koppling.
I år är temat brukarsamverkan i forskning och utveckling.
Vill bjuda in brukarråden i förvaltningen.
Kunskapsdagen kommer vara ett hybridmöte den 6/12 och man kan delta på 
plats i Regionens Hus i Göteborg eller digitalt via Teams.
Anmälan görs via länken: Kunskapsdagen - Habilitering & Hälsa (vgregion.se)
Det kommer även vara en paneldiskussion med frågan hur kan vi förbättra 
FoU i samverkan med brukarorganisationerna.

Fråga: finns det tolkar på plats eller bokar vi själva?
Svar: Skriv i anmälan om tolk behövs så återkommer vi.

7. Fokusområden 2024 och verksamhetsplan 2025

Bakgrund till fokusområden:
Ett uppdrag från VGR operativa hälso- och sjukvårdsnämnd
H&H Verksamhetsplan
Trendspaning på samtliga enheter
APT 
Regionalt brukarråd
Forum

Syfte med fokusområden och prioriterade områden:
Säkerställa att vi arbetar med de prioriterade områdena
Tydlighet till personalgruppen med vilka uppdrag som finns
Sprida och fördela arbeten jämnt på personal under året
Personalen uppdaterad med vad vi är i processen
Personalen uppdaterad med vilken personal som arbetar med vilken fråga
Säkerställa följsamhet till verksamhetsplan och uppdrag

Målet med fokusområden och prioriterade områden är att:
Vi klarar minst 92% tillgänglighet till tolktjänst
Vi har en ekonomi i balans
Vi klarar minst 25% av alla utförda tolkuppdrag på distans
Vi har en god kvalité på utförd tolktjänst
Vi har en god arbetsmiljö med jämn arbetsbelastning
Vi använder vår kompetens och erfarenhet på bästa sätt
Vi har en fungerande arbetsprocess som är känd och accepterad
Vi har en fungerande Produktions- och kapacitetsplanering med tydlig 
kapacitetsstyrning

Vi kommer fortsätta att arbeta med samma fokusområden 2025 som 2024.
De är:
Produktions- och kapacitetsplanering
Digital transformering
Kommunikation, information och samverkan
Arbetsprocess Tolk

Fråga till Brukarrådet:
Vi ska se över beredskapstolk i regionen. Ska vi gå ner till 1 tolk i stället för 
2? Besparing på 300 000 kr.
Fråga: Hur ser bemanningen ut på beredskapstolkarna idag?
Svar: 1 uppdrag per vecka och tolk om man slår ut det.

Fråga: Brukarens behov måste styra om tolken är på plats eller på distans.
Svar: Ja, det finns situationer då tolken måste vara på plats.

Fråga: Har ni frågat tolkarna vad de tycker om att arbeta ensamma?
Svar: Ja, vi tittar på vad man behöver för att känna sig trygg.

Fråga: Det är en trygghetsfråga. Kan man ta höjd för ett ökat behov under 
vissa perioder, till exempel storhelger?
Svar: Jättebra, tar med detta.

Fråga: Hur planerar ni för pensionsavgångar?
Svar: Det är en alldeles för stor fråga att svara på idag. Vi ska behålla 
kompetensen inom verksamheten via kompetensväxling.

Önskemål om adress till Habilitering & Hälsas hemsida:
Vi erbjuder stöd, behandling, hjälpmedel och service till dig som har en 
funktionsnedsättning. - Habilitering & Hälsa (vgregion.se)

Tolkverksamheten har också en sida på Facebook som heter Habilitering & 
Hälsa Tolk.

Fråga: Har uppmärksammat att ni meddelar när det är brist och varför. 
Mycket tydligare i BokaTolk än i webbformuläret.
Svar: Bra synpunkt, vi tar med oss det.

8. Nästa möte

17 mars 2025, kl. 09:30- 15:00 på Regionens Hus, Östergatan 1, Vänersborg, 
lokal Framtiden.

9. Utcheckning

Hur var dagens möte? Kom alla till tals?
Laget runt:
Marie: Detta är ett brukarråd man gärna går på. Här blir man lyssnad på. Alla 
får komma till tals. Kul att gå hit, det ger mycket.
Önskar dock bensträckare emellanåt.

Erika: Håller med Marie. Kul att få se BokaTolk.

Harry: Bra möte. Högt i tak. Trodde att BokaTolk skulle lösa problemen när vi 
bokar som förening. Har varit med i brukarrådet många år och det har 
utvecklats positivt. Tack för förbättringen.

Berit: Roligt. Vi har bollat fram och tillbaka och lyssnat på varandra. 
Lite mörk lokal, gå det att boka Framtiden i stället? Önskar ett möte där våra 
medlemmar får vara med oss lyssna så de får mer förståelse för ert arbete. 

Agneta: Kul att få diskutera och få ställa frågor med mina egna ord.

Ulf: Bra möte. Ett av de bästa jag varit med på sedan jag började. Man får 
svar. All cred till det ni försöker göra för oss. 

Finns det möjlighet att ni kan komma och informera om er verksamhet på ett 
medlemsmöte?
Svar: Vi återkommer om det.

Gabriella: Bra möte. Trevligt och givande.

Anette: Roligt att gå hit. Ni kommer med mycket input som vi tar tillbaka till 
verksamheten.

Anne: Fint möte med bra dialoger och samverkan. Stort tack för ett jättebra 
möte.

Kristina: Tack för ett jättebra möte.

Anteckningarna är förda av Gabriella Gesang